۴ اشتباه بزرگ که به ناکارآمدی جلسات طوفان فکری منجر می‌شود

۴.۹/۵

مشکل بسیاری از جلسات طوفات فکری این است که تا پایان جلسه ایده‌های زیادی ایجاد نشده است. ایجاد ایده‌های زیاد به این دلیل مهم است که هر چقدر تعداد ایده‌ها بیشتر می‌شود، ذهن افراد از ایده‌های کلیشه‌ای پشت کالا یا خدمات موجود در بازار، بیشتر فاصله گرفته و در مسیرهای متفاوت‌تری فکر می‌کند. به همیت علت بعد از ایجاد ایده‌های زیاد، چند ایدهٔ عالی داریم که اگر خوب اجرا شوند، می‌توانند باعث مزیت رقابتی ما بر رقبا شوند.

منظور از ایده‌های زیاد ایجاد حداقل ۱۰۰ ایده تا پایان جلسه است. چون شرکت‌های بزرگ در جهان مثل ایدیو که تکنیک طوفان فکری را به صورت حرفه‌ای انجام می‌دهند، طبق گزارش خودشان بعد از هر بار برگزاری جلسه طوفان فکری، حداقل ۱۰۰ ایده ایجاد کرده‌اند که از این تعداد حدود ۱۰ ایدهٔ خوب دارند.

در این شرکت‌ها با وجود این که جو جلسهٔ طوفان فکری بسیار مفرح و با نشاط است، اما خیلی جدی تلاش می‌کنند که تمامی موارد لازم برای رسیدن به حداقل ۱۰۰ ایده، کاملاً رعایت شوند. چهار اشتباه اساسی‌ که رعایت ‌نکردن آن‌ها باعث می‌شود که ایده‌های زیادی در طی جلسه ایجاد نشود عبارت‌اند از :

۱- تعیین یک موضوع کلی یا بیش از حد محدود برای جلسه

موضوع جلسهٔ طوفان فکری که برای آن می‌خواهیم ایده‌سازی کنیم، باید دقیق باشد. دو اشتباه رایج در این زمینه عبارت است از :

الف) در بعضی از جلسات، موضوع یه مسئلهٔ کلی است. برای مثال مسئلهٔ «چگونه الیاف مصنوعی جدید را به بازار آوریم؟» خیلی وسیع است، چون حداقل دو بعد خیلی مهم دارد: «ایده‌هایی درباره معرفی الیاف جدید به بافندگان و کارخانجات نساجی»، «ایده‌هایی برای معرفی الیاف جدید به فروشندگان البسه و خیاطی‌ها»؛ اینجا ایده‌‌ها در مورد دو موضوع جدا ازهم ایجاد می‌شوند که باعث می‌شود علاوه بر پراکندگی ایده‌ها، افراد فرصت کمتری برای ترکیب و تغییر ایده‌های همدیگر داشته باشند. در نتیجه امکان ایجاد بسیاری از ایده‌ها از بین می‌رود.

بنابراین باید یکی از ابعاد مسئلهٔ کلی را به عنوان موضوع جلسه تعیین کنیم. مثلا در همین مسئلهٔ آوردن الیاف مصنوعی جدید به بازار، اگر بُعد ایده‌هایی برای معرفی الیاف جدید به فروشندگان البسه و خیاطی ها را به عنوان موضوع جلسه انتخاب کنیم، یک موضوع دقیق داریم.

ب) در بعضی جلسات طوفان فکری وضعیت برعکس است؛‌ یعنی برای دقیق‌تر کردن مسئله، آن را بیش از حد محدود می‌کنیم که این کار باعث می‌شود دیگر نتوانیم ایده‌های زیاد در مورد مسئله ایجاد کنیم. برای مثال این مسئله را درنظربگیرید: «چگونه میزان کیفیت خدمات پس از فروش را ۲۰ درصد افزایش بدهیم؟» این مسئله باعث می‌شود که ایده‌ها فقط در یک حیطهٔ بسیار محدود ۲۰ درصد ایجاد شوند.  یعنی افراد دیگر این آزادی را ندارند که برای افزایش کیفیت خدمات پس از فروش، هر ایده‌ای را که به ذهنشان می‌رسد، بیان کنند. حال چه این کیفیت می‌خواهد کمتر از ۲۰ درصد باشد و چه بیشتر از ۲۰ درصد.

۲- بدون آمادگی قبلی وارد جلسه شدن

یکی از اشتباهات بسیار رایج این است که اعضا قبل از جلسهٔ طوفان فکری به صورت فردی در مورد مسئله ایده‌سازی نمی‌کنند و این کار را فقط هنگام برگزاری جلسه انجام می‌دهند. این اشتباه باعث می‌شود که در جلسه، تا اصطلاحاً موتور ایده‌یابی افراد روشن شود، وقت زیادی از جلسه از دست رفته است. به همین علت رییس یا سرپرست جلسه باید بعد از تعریف مسئله، آن را به اعضا حداقل دو روز و حداکثر یک هفته قبل از جلسه اعلام کند تا هر عضو زمان کافی برای تفکر درمورد مسئله داشته باشد و با آمادگی کامل برای ایده‌سازی، وارد جلسه شود.

۳- برگزاری جلسه در یک جو رسمی

یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که که جلسه در یک جو رسمی و خشک برگزار می‌شود. مثلاً افراد در جوی نه‌چندان صمیمانه، در یک اتاق رسمی، پشت میزهای رسمی، روی صندلی‌های چرمی‌ مدیریتی نشسته‌اند و درحالی‌که گران‌ترین کت‌وشلوار یا مانتو و کفش خود را پوشیده‌اند، جلسه را برگزار می‌کنند. فضای رسمی دو ایراد مهم دارد:

۱- ایده‌سازی در این شرایط سخت است؛ چون وقتی ایده‌ساز تحت فشار یک جو رسمی احساس راحتی نداشته باشد، ذهنش نیز نمی‌تواند به‌راحتی ایده‌سازی کند.

۲- یکی از قواعد مهم جلسه طوفان فکری این است که باید هر ایده‌ای که به ذهنمان می‌رسد را بیان کنیم؛ فارغ از اینکه ایده خوب یا بدی است تا جریان ایده‌یابی ذهن قطع نشود. اما افراد در یک جو رسمی به صورت ناخودآگاه تلاش می‌کنند ایده‌های غلط و مسخره را مطرح نکنند؛ چون همه ما در زندگی روزمره عادت کرده‌ایم که وقتی در یک جو رسمی و خشک قرار می‌گیریم، کوچکترین اشتباه یعنی آبروریزی. این عادت باعث می‌شود وقتی جلسه طوفان فکری در یک جو رسمی برگزار شود، امکان اینکه افراد بتوانند همه ایده‌هایشان را بیان کنند، خیلی کم شود.

برای تبدیل جو رسمی به یک فضای تفریحی در دو حوزه مختلف باید کار شود:

الف) رفتار سرپرست جلسه با ایده‌سازها

سرپرست جلسه که وظیفه مدیریت جلسه را برعهده دارد، نباید نوع ارتباط و صحبت کردنش با ایده‌سازها، خشک و جدی و رسمی باشد. به عبارت دیگر رفتار سرپرست باید باعث ایجاد یک جو صمیمی و دوستانه در جلسه شود نه یه جو رسمی و اداری. این خیلی مهم است که در طول جلسه طوفان فکری، ایده‌سازها نسبت به سرپرست احساس صمیمیت داشته باشند، نه کسی که فقط از آن‌ها انجام وظیفه می‌خواهد. در این شرایط خیلی راحت‌تر می‌توانند ایده‌سازی کنند.

ب) شکل ظاهری جلسه

شکل ظاهری جلسه شامل این موارد می‌شود:                                          

– مکان برگزاری جلسه: اگر می‌توانید جلسه را در فضای باز برگزار کنید یا اگر شرکتتان سالن یا اتاق غذاخوری یا آبدارخانه دارد، می‌توانید آنجا جمع شوید.  

– چیدمان صندلی‌ها: چیدمان صندلی‌ها باید به‌شکلی باشد که افراد هنگام بیان ایده‌ها به‌راحتی همدیگر را ببینند، نه‌اینکه در ردیف‌های افقی کنار همدیگر مثل کلاس درس بنشینند. می توانید صندلی‌ها را به صورت نیم دایره‌ای یا به شکل حرف U بچینید.                      

– اعضا: دو نکته مهم در مورد اعضا عبارت است از :

الف) لزومی ندارد که همۀ اعضا بنشینند. برخی افراد می توانند بایستند یا به دیوار و پنجره تکیه دهند. به‌خصوص اگر فقط یک مکان دارید و آن هم رسمی است.        

ب) تا جایی که امکانش هست، از لباس‌های خیلی رسمی و اداری برای جلسهٔ طوفان فکری استفاده نشود. چون ظاهر افراد به سهم خودش در جو حاکم بر جلسه تاثیرگذار است. البته این مسئله، به چهارچوب‌های فرهنگی نیز وابسته است و همان طور که گفتیم، تا جایی که امکانش هست، این قاعده باید رعایت شود.

۴- عدم رعایت تعادل بین مدل‌های ایده‌سازی

در جلسهٔ طوفان فکری دو مدل ایده‌سازی داریم که برای ایجاد ایده های زیاد از هر دو مدل باید استفاده شود :
ایده‌های مستقل افراد از همدیگر و ایده‌سازی بر مبنای ایده‌های همدیگر. در ایده‌های مستقل هر فرد بدون تاثیرپذیری از ایده‌های دیگران ایده‌های خودش را ایجاد می‌کند و در ایده‌سازی بر مبنای ایده‌های همدیگر هم از سه روش استفاده می‌شود:

۱- ترکیب ایده‌های دیگران : هر فرد، ایده‌های دو یا چند نفر از بقیهٔ اعضا را با هم ترکیب می‌کند.
۲- تغییر ایده‌های دیگران : یعنی شما تصمیم می‌گیرید چه تغییری رو در ایدهٔ یک نفر دیگر انجام بدهید.
۳- تداعی معانی: یعنی وقتی یک نفر ایده‌ای را بیان می‌کند، در ذهن شما جرقهٔ یک ایدهٔ دیگر زده می‌شود.

از این سه روش، تداعی معانی به صورت ناخودآگاه انجام می‌شود و نیازی به تلاش آگاهانه افراد ندارد؛ اما ترکیب و تغییر ایده‌های دیگران نیاز به تلاش آگاهانه دارد. در اینجا در استفاده از مدل‌های ایده‌سازی دو اشتباه مهم رخ می‌دهد:

الف) استفاده بیش از حد از ایده‌های مستقل

در این حالت افراد سعی می‌کنند بیشتر، ایده‌های مستقل خودشان را ایجاد کنند و کمتر برای ایده‌سازی به سراغ ترکیب یا تغییر ایده‌های همدیگر می‌روند. یکی از دلایلش این است که اعضا احساس مالکیت بر ایده‌هایشان می‌‌کنند، یعنی وقتی یک نفر ایدهٔ آن‌ها را تغییر می‌دهد یا با ایدهٔ شخصی دیگر ترکیب می‌کند، مستقیم یا غیر مستقیم به او می‌گویند : این را که ما همین چند دقیقه قبل گفته بودیم! از خودت یک ایدهٔ جدید بگو. این باعث می‌شود که اعضا فقط ایده‌های مستقل خودشان را ایجاد کنند و دیگر کسی از ترس این انتقاد که از خودش چیزی ندارد ارائه کند، سمت تغییر یا ترکیب ایدهٔ دیگران نمی‌رود. در این شرایط فرصت خلق بسیاری از ایده‌ها از دست می‌رود.

بنابراین در جلسهٔ طوفان فکری هیچ کس مالک ایده‌اش نیست و به هیچ عنوان اهمیتی ندارد که چه کسی چه ایده‌ای را گفته است.

ب) استفادهٔ بیش از حد از تغییر یا ترکیب ایده‌های دیگران

بعضی از افراد بیشتر، از ایده‌های دیگران برای ایده‌سازی استفاده می‌کنند و خود، ایده‌های مستقل کمی ایجاد می‌کنند. این افراد عمدی یا ناخواسته از مسئولیت ایجاد ایده‌های مستقل فرار می‌کنند. چون ساخت ایده‌های مستقل که بدون تاثیرپذیری از ایده‌های دیگران ایجاد می‌شوند، سخت‌تر از ایده‌سازی بر مبنای ایده‌های دیگران است.

حال وقتی بقیه اعضا ببینند یک نفر یا چندنفر به این شکل ایده‌سازی می‌کنند، انگیزهٔ خود را برای ایجاد ایده‌های مستقل از دست می‌دهند و آن‌ها نیز برای راحتی کار، بیشتر از ترکیب یا تغییر ایده‌های دیگران استفاده می‌کنند. در حالی که بدون بیان ایده‌های مستقل، افراد تا یک جایی امکان ترکیب یا تغییر ایده‌های همدیگر را دارند و بعد از آن امکان ایده‌سازی ندارند و جلسه به بن‌بست می‌رسد.

بنابراین در استفاده از مدل‌های ایده‌سازی باید تعادل رعایت شود و هیچ‌کدام نباید فدای دیگری شود.

نحوهٔ رعایت تعادل بین مدل‌های ایده‌سازی

اگر مثلاً از تکنیک‌های ایده‌سازی استفاده می‌کنیم، باید موقع استفاده از هر تکنیک، اول تا جایی که می‌توانیم ایده‌های مستقل خود را بر مبنای این تکنیک ایجاد کنیم. بعد وقتی ایدهٔ مستقل دیگری به ذهنمان نرسید، برمی‌گردیم ببینیم بقیهٔ اعضا تا این لحظه چه ایده‌هایی ایجاد کردند و تصمیم می‌گیریم بین ایده‌های دیگران چه ایده‌هایی رو باید تغییر دهیم یا ترکیب کنیم. حال بعد از تغییر و ترکیب ایده‌های دیگران، سراغ تکنیک بعدی و ایده‌سازی بر اساس همین روند می‌رویم و همینطور این چرخه را بارها و بارها تا پایان جلسه تکرار می‌کنیم. با این روش از هر دو مدل ایده‌سازی بیشترین استفاده را برای ایجاد ایده‌های زیاد می‌بریم.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

آشنایی با یک فردا

سایت یک‌ فردا به علاقه مندان به کارآفرینی کمک می‌کند در حوزهٔ کاری متناسب با شخصیت خود، ایده‌های  ارزش آفرین و پول‌ساز را طراحی و ایجاد کنند. 

اطلاع از جدید‌ترین خدمات

برای اطلاع از جدیدترین دوره‌ها، کارگاه‌ها، محصولات آموزشی و فروش‌های ویژه، همین الان ایمیل‌تان را وارد کنید تا به شما خبر بدهیم!

تمامی حقوق این سایت متعلق به علیرضا روشنایی است. این سایت در زمینه آموزش خلاقیت و تحت قوانین جمهوری اسلامی ایران فعالیت می‌کند.
اسکرول به بالا